故鄉的部落格

公文處理問題解析及法令選輯8】：應辦案件得否先簽存查？ 【問題】 在臺北市政府，限辦日期很長的公文應如何辦理較好，因發文單位給受文者限辦期限很長(4個月)，且是請各單位免備文回復，若此份公文須使用1個月以上時間調查，那這份公文是否要等到調查結果確定後再往上陳核(這樣公文辦理日就變很長)或是可將公文先結案歸檔以影本留存續辦？ 【解析】 依「臺北市政府暨所屬各機關公文處理各階段時限暨逾限積壓懲處標準表」之規定，承辦人員簽辦敘稿之時間為「限期案件：限辦時限6日以下，處理時限為1/3；限辦時限超過6日，處理時限為2/3」。又依臺北市政府文書處理實施要點第187點之規定，應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者，得專案簽報議處。是限期案件之限辦期限為4個月者，其承辦人員簽辦敘稿之時間為4個月之2/3，所以使用1個月以上時間調查，只要承辦人員簽辦敘稿之時間在「4個月之2/3」內，在時間上應無不妥，惟不得先簽存查，以免被專案簽報議處。換言之，本案應「等到調查結果確定後再陳核」（要保管好以免遺失，被依臺北市政府文書處理實施要點第187點之規定，專案簽報議處），而非先簽存查，以影本錄辦。 【附錄】臺北市政府文書處理實施要點第187點 一八七、有下列情事之一者，得專案簽報議處： （一）「登錄不確實」、「統計不確實」、「未實施各種分析」致文書流程管理原 則不能落實者。 （二）無故積壓公文情形嚴重者。 （三）損毀、棄置、遺失公文或檔案者。 （四）違反分層負責規定者。 （五）無故拒收公文或對承辦公文，延不簽收逾二日者。 （六）無故未將判發之文稿送發文，逾二日者。 （七）公文陳核經書面查催後仍未核批或核批後未處理者。 （八）對逾期待辦之案件，經催辦仍未辦理展期者。 （九）擅將公文交他人閱覽、抄錄影印或未經核准電遞、傳真者。 （十）應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者。 （十一）逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員登記者。 （十二）對公文登記及查催資料作不實之記錄或未經權責主管核准擅改紀錄者。 （十三）人民或法人團體請案件因缺漏要件無法辦理時，未即一次詳加註明通知補 正者；人民申請案件展延一次仍未辦結，經糾正仍未改善者。 （十四）違反本要點其他之規定而屬情節重大者。 綺萱 簡介如下: 學歷:銘傳商專國際貿易科畢業 考試:81年高考 現職:某國中組長 經歷:臺北市市場管理處股長 興趣:與老公談情說愛等 企盼:願與老公多積德等

【勞資裁判選輯】
【最高法院96年12月7日96年度台上字第2749號判決】

【公文處理問題解析及法令選輯7】臺北市政府分文簽收清單保存年限為多久可以銷燬? 【問題】 臺北市政府分文簽收清單保存年限為多久可以銷燬?公文判發後8小時應送發文處理，可是中間如有覆閱，8小時是否可扣除覆閱時間呢? 【解析】 按「文書作業電腦化機關辦理收發，各類送件、簽收清單其保管年限為一年；收發文紀錄保存年限為三十年。」「一般公文之最速件、速件、普通件複閱（含府層級、機關層級）、彙辦案件及機關間會辦案件，於等待複閱、彙整及機關間會辦期間，得不辦理展期，經扣除日數作業後，應依新的處理時限進行管制。」分別為臺北市政府文書處理實施要點第32點、第169條第3款定有明文，是臺北市政府分文簽收清單保存年限為多久可以銷燬?應為1年；至於得否扣除覆閱時間?依臺北市政府文書處理實施要點第169條第3款之規定，得扣除日數作業後，依新的處理時限進行管制。 【附錄】臺北市政府文書處理實施要點（97年10月7日修正）第32點、第169條第3點 三十二、文書作業電腦化機關辦理收發，各類送件、簽收清單其保管年限為一年；收發文紀 錄保存年限為三十年。 一六九、各機關承辦人員及單位主管（或指定授權人員）應每日登入公文系統「訊息通知」 執行公文查催；如有展期申請催辦通知，承辦人員應即時於公文系統辦理線上展期 申請： （三）一般公文之最速件、速件、普通件複閱（含府層級、機關層級）、彙辦案件及機關間會辦案件，於等待複閱、彙整及機關間會辦期間，得不辦理展期，經扣除日數作業後，應依新的處理時限進行管制。

【公文處理問題解析及法令選輯6】在臺北市政府，他機關函請本機關首長上課，以函或書函回復為宜？ 【問題】 在臺北市政府，他機關函請本機關首長上課，以函或書函回復為宜？又臺北市政府機關告知新任首長視事，又如何？ 【解析】 依臺北市政府文書處理實施要點第21點之規定，本府公文分為「令」、「呈」、「函」、「公告」、「其他公文」五種。其中，函，各機關處理公務，有「上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時」或「下級機關對上級機關有所請求或報告時」或「同級機關或不相隸屬機關間行文時」或「民眾與機關間之申請或答復時」情形之一時使用；其他公文，則為其他因辦理公務需要之文書，有「書函」、「開會通知單」、「公務電話紀錄」、「手令或手諭」、「簽」、「報告」、「箋函或便箋」、「聘書」、「證明書」、「證書或執照」、「契約書」、「提案」、「紀錄」、「節略」、「說帖」及「定型化表單」等16種，書函則「於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用」或「代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用」。 所以，在臺北市政府他機關函請本機關首長上課，機關以函或書函答均可，蓋「函亦用於機關間之答復，書函可用於為一般聯繫等事項」之故。 至於臺北市政府機關告知新任首長視事，以書函較宜，蓋函雖得用於「同級機關或不相隸屬機關間行文時」，惟臺北市政府機關告知新任首長視事，不只是行文「同級機關或不相隸屬機關」，尚包括「上級隸屬機關」，而書函則可用於「一般聯繫事項」，並未區分「同級機關或不相隸屬機關」或「上級隸屬機關」，爰以書函較宜。 【附錄】 臺北市政府文書處理實施要點（本府97年10月7日府授秘文字第09730892800號函頒修正）第21點 二十一、本府公文分為「令」、「呈」、「函」、「公告」、「其他公文」五種。(格式如附件一) （一）令：發布市單行法規、解釋性規定與裁量基準之行政規則及發表人事任免、遷調、獎懲時使用。 （二）呈：對總統有所呈請或報告時用。 （三）函：各機關處理公務，有下列情形之一時使用。 １、上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 ２、下級機關對上級機關有所請求或報告時。 ３、同級機關或不相隸屬機關間行文時。 ４、民眾與機關間之申請或答復時。 （四）公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者，應另行文檢送。 （五）其他公文：其他因辦理公務需要之文書。 １、書函： （１）於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 （２）代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其適用範圍較函為廣泛，其性質不如函之正式性。 ２、開會通知單：召集會議時使用。(格式如附件二) ３、公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話紀錄製作二份，以一份送達受話人，雙方附卷，以供查考。 (格式如附件三) ４、手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。 ５、簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。 ６、報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。 ７、箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。 ８、聘書：聘用人員時使用。經簽准後，逕予發聘或用「函」檢附。 ９、證明書：對人、事、物之證明時使用。 １０、證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。 １１、契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。 １２、提案：對會議提出報告或討論事項時使用。 １３、紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。 １４、節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用「敬陳者」，末署「職稱、姓名」。 １５、說帖：詳述機關之掌理業務辦理情形，請相關部門予以支持時使用。 １６、定型化表單。 上述各類公文屬發文通報周知性質者，以登載機關電子公布欄為原則；另公務上不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以發送電子郵遞方式處理。

勞資裁判選輯】
【最高法院96年12月6日96年度台上字第2741號判決】