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【公文處理問題解析及法令選輯9】在臺北市政府，各學校之公文歸檔，是否一定要編頁碼嗎？
【問題】
在臺北市政府，各學校之公文，是否一定要編頁碼嗎？
【解析】
依據臺北市政府文書處理實施要點第91點之規定，文稿有二張以上者，須裝訂妥當，並於騎縫處加蓋（列印）騎縫章或職名章，同時於每頁之下方加註頁碼。又依臺北市政府教育局所屬高級中等以下學校及幼稚園檔案管理作業要點第4點之規定，歸檔案件有「案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤」等情形之一者，檔案管理單位應退回補正。是在臺北市政府，各學校之公文，一定要編頁碼；更甚者，歸檔案件係屬「未依規定編碼」或「頁碼編寫有誤」情形之一者，檔案管理單位（臺北市政府各學校為文書組），應退回補正；另承辦人員苟未依規定編頁碼且情節重大者，小心，會被依臺北市政府文書處理實施要點第187點之規定，專案簽報議處。
【附錄一】臺北市政府文書處理實施要點第91點、第187點
九十一、承辦人員擬稿應注意事項如下：
（一）擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明、扼要為準。
（二）引敘來文或法令條文，以扼要摘敘，足供參證為原則。如必須引用全文，宜
以抄件或影印附送。
（三）各種名稱如非習用慣見，不宜省文縮寫。如遇譯文且關係重要者，應以括弧
加註原文，以資對照。
（四）文稿表示意見，應有負責態度，或提出具體意見，供受文者抉擇，不得僅作
層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。
（五）擬稿應以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復。
（六）文稿內有重要性之數字，依本府橫書公文數字書寫規定。
（七）引敘原文其直接語氣均改為間接語氣，如「貴」「鈞」等應改為「本」「該
」等。
（八）法規之制（訂）定、修正，於公（發）布或轉發時，應於法規名稱之下註明
公（發）布、核定或修正日期及文號。
（九）簽，應載明年月日時分、簽辦單位、聯絡電話。
（十）擬辦復文或轉行之稿件，應將來文機關之發文日期及字號敘入，俾便查考。
（十一）案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。
（十二）辦稿應用規定格式，並須保持完整，不宜以剪貼方式代替。
（十三）文稿內有多個機關名稱須同時出現時，應按照既定機關順序，由左而右依
序排列，不得以併排方式處理。
（十四）文稿如有添註塗改，須於添改處蓋職名章。
（十五）文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字，除法規條文依照中央法規標準
法之書寫規定外，餘應另列縮格以全形書寫，（）以半形為一、二、三、
……，(一)(二)(三)…….，1.2.3………，(1)(2)(3)……上下
左右空隙，應力求勻稱，以資醒目。
（十六）內文中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之；阿拉伯數字
、外文字母及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。
（十七）文稿有二張以上者，須裝訂妥當，並於騎縫處加蓋（列印）騎縫章或職名
章，同時於每頁之下方加註頁碼。
一八七、有下列情事之一者，得專案簽報議處：
（一）「登錄不確實」、「統計不確實」、「未實施各種分析」致文書流程管理原
則不能落實者。
（二）無故積壓公文情形嚴重者。
（三）損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
（四）違反分層負責規定者。
（五）無故拒收公文或對承辦公文，延不簽收逾二日者。
（六）無故未將判發之文稿送發文，逾二日者。
（七）公文陳核經書面查催後仍未核批或核批後未處理者。
（八）對逾期待辦之案件，經催辦仍未辦理展期者。
（九）擅將公文交他人閱覽、抄錄影印或未經核准電遞、傳真者。
（十）應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者。
（十一）逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員登記者。
（十二）對公文登記及查催資料作不實之記錄或未經權責主管核准擅改紀錄者。
（十三）人民或法人團體請案件因缺漏要件無法辦理時，未即一次詳加註明通知補
正者；人民申請案件展延一次仍未辦結，經糾正仍未改善者。
（十四）違反本要點其他之規定而屬情節重大者。
【附錄二】臺北市政府教育局所屬高級中等以下學校及幼稚園檔案管理作業要點第4點
四、歸檔案件有下列情形之一者，檔案管理單位應退回補正：
(一)案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。
(二)案件污損或內容不清楚。
(三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會。
(四)案件未編列文號或文號有誤。
(五)案件未填註保存年限或分類號。
(六)案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤。
(七)案件未依規定蓋騎縫章或職名章。
(八)樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣。
(九)案件與歸檔清單之登載不符。
(十)案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。
前項之檔案案件退文送件單，其格式如附表二。
綺萱
簡介如下:
學歷:銘傳商專國際貿易科畢業
考試:81年高考
現職:某國中組長
經歷:臺北市市場管理處股長
興趣:與老公談情說愛等
企盼:願與老公多積德等